Cum să filetați documentele

Distribuirea neintenționată a documentelor, falsificarea, refuzul de a verifica sau de a stoca, returnarea recursului neexaminat — acestea sunt doar câteva dintre consecințele unei documentații interne sistematizate incorect. Pentru a evita amenzile și alte excese nedorite, ar trebui să adoptați o abordare responsabilă în ceea ce privește organizarea cotizării dumneavoastră.

Reglementări care reglementează standardele pentru documentele de filetare

Nu există nicio GOST care să conțină o descriere detaliată a procedurii. GOST R 51141-98 «Records Management and Archiving» nu abordează problema cusăturilor, deși unele surse se referă în mod eronat la aceasta. De fapt, este necesar să ne ghidăm exclusiv după statutele interne ale societății, instrucțiunile standard privind păstrarea înregistrărilor din 2005 și Ordinul nr. 76 al Rosarkhiv (din decembrie 2009). Informațiile de interes sunt furnizate la punctul 3.5.3 și în apendicele nr. 24.

Ce este necesar pentru numerotarea foilor?

Pentru a efectua procedura, este necesar să vă familiarizați în prealabil cu documentația însoțitoare și apoi să treceți la selectarea instrumentelor. În plus, tipul acestora depinde adesea de grosimea și importanța unui anumit document. Astfel, atunci când aveți de-a face cu hârtii foarte subțiri, este mai ușor să utilizați un ac, cu hârtii de dimensiuni medii — un perforator. Lipirea dosarelor voluminoase dense se realizează cu ajutorul unei șurubelnițe și a unei frânghii moderat de groase.

De obicei, coaserea se realizează cu ajutorul următoarelor elemente și dispozitive:

• perforator;
• foarfecă;
• file de cusut;
• ață sau împletitură;
• ac;
• sula;
• lipici.

Un burghiu este uneori utilizat pentru a crea găuri în volume deosebit de groase. Cu toate acestea, utilizarea sa necesită prudență, îndemânare și diametrul adecvat al burghiului. În ceea ce privește lipiciul, regulile sunt foarte simple. Sub interdicție cade cauciucul, deoarece acesta poate fi imprimat pe alte foi. Opțiuni bune: PVA tipografic obișnuit, cazeină și silicat. Fiecare are punctele sale forte și slabe, dar, în general, toate sunt cam egale între ele.

Important! Lipiciul de silicat lasă în urmă o crustă galbenă, iar creionul nu asigură nivelul necesar de fixare pentru protecție.

Firele au, de asemenea, cerințe speciale. Ele trebuie să fie moderat de groase, foarte rezistente și nefriabile. Aceste criterii sunt îndeplinite de banda lavsan. Dacă nu este disponibilă, ar trebui să folosiți ață de popa. Firul de bumbac este, de asemenea, potrivit, dar numai dacă este îndoit în mod repetat (pentru a-l îngroșa și a-l face mai rezistent la rupere).

Important! Metoda manuală cu ață nu este singura soluție posibilă. Au fost inventate mașini și utilaje speciale pentru cusut. Unele dintre ele capsează foi individuale prin intermediul unui arc, din plastic sau metal (prima opțiune este ușor de extins înapoi). Altele oferă capsare adezivă fără sudură.

Instrucțiuni pas cu pas despre cum să coaseți documente cu ață

Principala diferență dintre metode este numărul de găuri și distanța dintre ele. În funcție de acest criteriu, există metode concepute pentru 2,3,4 și 5 găuri. Suplimentar se aplică uneori o variantă unghiulară a cusăturii. Cu toate acestea, este potrivit pentru un număr limitat de lucrări (nu pentru cazuri și rapoarte).

În două găuri

Cea mai simplă variantă. Este potrivită pentru gestionarea documentelor interne care nu vor fi prezentate autorităților externe în viitor.

• Imprimați documentul, organizați foile;
• realizați găurile cu un perforator;
• ața;
• faceți un nod pe ață (nu trebuie să fie pe partea din față);
• decupați o foaie din dosarul de capsare;
• să o lipiți peste nod astfel încât capetele aței să nu fie complet acoperite (trebuie să se termine mai jos);
• să completați fișa de cusut.

Elementele care trebuie completate sunt deja imprimate pe fișa de cusut. Rămâne doar să se facă inscripțiile cu caracterele corespunzătoare. Culoarea recomandată a pastei este albastru sau negru. De obicei, acest aspect este reglementat de normele elaborate chiar la întreprindere. Dacă nu există un astfel de document, lucrarea se face cu un stilou albastru.

Dacă nu există o foaie de cusături, se decupează o bucată de hârtie albă de 3×5 cm. Apoi este lipită și etichetată «cusută și numerotată». În plus, se indică numărul de pagini, precum și detaliile și semnătura persoanei responsabile, data. Un sigiliu este plasat deasupra.

Important! În loc de sigiliu poate fi folosit un sigiliu, dar acesta este considerat o formă învechită și mai puțin fiabilă de sigilare.

Trei înțepături

În primul rând, merită să cartografiați exact locul în care vor fi amplasate găurile. În mod ideal, acestea ar trebui să fie centrate, cu excepția cazului în care se cere altfel. De asemenea, acestea ar trebui să fie echidistante între ele. Acestea ar trebui să fie plasate pe marginea stângă a documentului.

Reprezentarea pas cu pas a procesului:

• se face o puncție cu acul exact în mijlocul marginii stângi a foii (acul intră pe partea din spate și iese pe partea din față);
• se face a doua puncție (acul intră din partea din față a documentului și iese din partea din spate)
• efectuați a treia puncție (acul intră pe partea din spate și iese pe partea din față);
• se reintroduce acul în orificiul nr. 1;
• se face un nod (se lasă cel puțin 7 cm de fir);
• se lipește foaia de cusut;
• se certifică.

În patru

• realizarea găurilor;
• introducerea acului din partea din spate (acesta trebuie să intre în a doua gaură, dacă numărați de la dreapta la stânga);
• introducerea acului în prima gaură din dreapta;
• apoi se înfiletează acul în a doua gaură din dreapta;
• apoi acul este trimis la a 3-a gaură din dreapta;
• apoi se merge la cea mai din stânga gaură din dreapta;
• se revine la a 3-a gaură;
• mergeți la partea din spate și faceți un nod.

Atunci când formați nodul, asigurați-vă că firul nu se lasă în niciun punct. Acesta trebuie să fixeze bine și ordonat paginile.

În cinci

Această tehnică este rar utilizată. De obicei, autoritățile de supraveghere și control sunt mulțumite de o variantă cu 3-4 găuri. O creștere la 5 indică faptul că hârtiile în cauză sunt documente de cea mai strictă responsabilitate și importanță capitală. De exemplu, acesta este modul în care sunt tratate unele rapoarte pentru autoritățile fiscale.

Important! În cazul în care există 5 găuri, dreptunghiul lipit trebuie decupat din hârtie absorbantă, iar găurile trebuie să fie la 5 cm distanță.

Secvența de introducere a acului în funcție de numărul găurii (se poate număra de la oricare margine):

• 3-4;
• 4-5;
• 5-4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1-2;
• 2-3.

În acest stadiu, firul trebuie să fie fixat cu un nod.

Pe colț

Statutele și unele documente comerciale pot fi cusute folosind metoda colțului. În această metodă, se face o singură gaură în colțul din stânga sus cu un perforator. În ea se introduce o panglică (40 cm), îndoită în două. Introduceți-o în așa fel încât partea de mijloc îndoită să fie pe partea din spate, iar capetele — pe partea din față.

Apoi, cozile sunt înșirate prin buclă. Acest lucru face un nod. Acesta trebuie mutat pe partea nefață a documentului și fixat cu o bucată dreptunghiulară de hârtie. Pe bucata de hârtie se scrie:

• cusut, numerotat;
• numărul de foi (în litere și cifre, acestea din urmă trebuie să fie între paranteze);
• inițialele angajatului împreună cu semnătura (ultima mai întâi, descifrarea acesteia este indicată ulterior).

Cerințe pentru executarea documentelor cusute

Nu utilizați capsatoare, lipici sau agrafe de hârtie. Acestea nu oferă un nivel adecvat de protecție: cu astfel de metode de fixare, puteți îndepărta discret elementul de fixare, scoate foile, le puteți înlocui sau pune altele noi. Dacă un auditor, un serviciu fiscal sau un alt organism de supraveghere vede un document cusut în acest mod, organizația poate avea diverse tipuri de probleme, de la refuzul de a accepta rapoartele până la un ultimatum de a corecta imediat toate documentele importante din arhive.

Important: Dacă vă puneți la îndoială propriile abilități sau vă confruntați cu necesitatea de a refolosi un volum mare de documente, are sens să solicitați ajutor profesional. Astfel de servicii sunt oferite de arhive și tipografii. În același timp, nu vă puteți aștepta la executarea imediată a comenzii din cauza volumului de muncă al organizațiilor. Mai ales o mulțime de munca lor în perioada de livrare a rapoartelor și diplomelor.

Numărul de găuri joacă de fapt nu cel mai mic rol. Atunci când se determină numărul necesar ar trebui să se bazeze pe importanța contractului. Cele mai simple documente sunt cusute cu 2 găuri, cele deosebit de valoroase — cu 5 găuri.

Distanța dintre găuri este, de asemenea, luată în considerare. Varianta optimă: fiecare gaură este la 3 cm distanță de cea precedentă. Pentru a îndeplini această cerință, se face o linie pregătitoare: găurile sunt marcate în avans. Cu toate acestea, acest lucru nu ajută întotdeauna. De exemplu, găurile oblice apar adesea atunci când se îndosariază documente sau reviste foarte groase. Atunci când lucrați cu ele, trebuie să folosiți un perforator și să fiți extrem de atenți. Este mai bine să introduceți firul pe care îl utilizați în ac pentru a asigura o introducere corectă și precisă.

Se acordă o atenție deosebită numerotării paginilor. Puncte cheie privind întrebarea:

• Se folosesc cifre arabe;
• numerele sunt aranjate în ordine crescătoare;
• locul de inserare: colțul din dreapta sus;
• numărul nu trebuie să depășească marginea paginii;
• anexele trebuie, de asemenea, numerotate;
• tipul de numerotare pentru o anexă: de la capăt la capăt;
• atunci când se atașează o scrisoare, raportarea se face începând de la plic (primul număr se pune pe plic);
• fiecare pagină a scrisorii se numerotează în funcție de ordinea de prezentare;
• atunci când este vorba de o cauză cu mai multe volume, conținutul fiecărui volum este numerotat separat.

O abordare specială este necesară și pentru ștampilă. Aceasta trebuie plasată în ultimul loc și în așa fel încât să se afle simultan atât pe foaia de cusătură, cât și pe document. Dacă un întreprinzător individual nu are o ștampilă personală, poate sări peste acest pas.

Important: dacă documentul este introdus într-un dosar, nu este necesar să lipiți foaia «cusută, numerotată, semnată» pe spatele dosarului. Locul corect pentru aceasta este pe spatele ultimei foi cusute.

Atunci când completați foaia de capsare, nu este nevoie să fiți superficiali. Fiecare informație trebuie să fie ușor de citit. Abrevierile sunt, de asemenea, inacceptabile. În plus, înscrierea trebuie să fie concepută astfel încât să meargă pe partea de sus a documentului și pe partea de sus a dreptunghiului de hârtie lipit.

Important: în cazul în care autorizarea se realizează pe baza unei procuri, trebuie indicate numărul și data semnării acesteia.

Data publicării: 7-20-2024

Actualizare data: 7-20-2024

Împreună cu aceasta, au citit:

Totul despre piatra aventurină verde: proprietăți magice și semnificație pentru om Ce pantofi sunt potriviți pentru gleznele pline Model de rucsac pentru copii Care este numele unui pulover scurt cu mâneci lungi? Costum de gâscă pentru un băiat cu propriile sale mâini Costumul Scufiței Roșii cu propriile mâini